開始之前
跟銷售那條線一樣的邏輯：先建「採購單」跟廠商下單，貨到了在採購單上「建立進貨單」，把實際到貨數量/單價填確認——確認之後系統會自動開一張應付帳款，直接接到廠商月結對帳，不用手動登打。
手冊裡的截圖都是正式站真實畫面。採購單示範用真實廠商「P007 油條」＋真實品項「33-003 油條(5入/包)」填過畫面但沒儲存；進貨單則直接看一筆已確認的真實紀錄（GR20260915002）示範應付帳款怎麼連動。
採購單
跟廠商下單用的。
🛒 採購管理→採購單→＋ 新增採購單
填單重點
| 廠商 ＊ | 要先選廠商，明細的類別/品項下拉才會篩出「這個廠商有供貨」的品項——換廠商會把已選的明細清空重選。 |
|---|---|
| 採購日期 ＊／預計到貨日 | 預計到貨日預設是隔天，可自己改。 |
| 採購單價 | 選了品項會自動帶該品項的「成本價」，可直接改（跟訂購單不一樣，這裡單價不是唯讀）。 |
| 品項備註 | 每一行都可以個別加備註，選填。 |
分批到貨怎麼處理：進到採購單詳情頁按「建立進貨單」，把數量改成這次實際到的量再確認；還沒到齊的話，之後同一張採購單可以再按一次「建立進貨單」，補登剩餘數量——一張採購單可以對應好幾張進貨單。
進貨單
進貨單不是手動新增的，是從採購單詳情頁「建立進貨單」產生——這裡是查看/確認已產生進貨單用的。
🛒 採購管理→進貨單
剛建立的進貨單是「草稿」狀態，明細的進貨數量／單價都還可以改（改成跟訂的不一樣也沒關係，這裡就是登記實際發生的）。改完按「確認進貨」——確認後才會正式入庫、也才會產生應付帳款憑證。確認錯了可以「取消確認」退回草稿重改（要看當時有沒有已經對帳掉，太久的確認不一定能取消）。
常見問題
Q採購單品項選單裡找不到我要的品項
先確認有沒有選對廠商——這個下拉只會列出「有把這個品項掛在供應廠商清單裡」的品項，去品項主檔①基本頁「供應廠商」檢查有沒有勾對廠商。也可以反過來從廠商那邊綁：到「主檔維護 → 廠商管理」（會計帳號在「採購管理 → 廠商管理」），該廠商那一列按「品項」，在勾選清單裡把品項打勾後儲存（兩邊改的是同一份資料）。詳細步驟見《主檔維護 Step 3 廠商管理》。
Q新廠商在採購單的廠商下拉裡選不到，或選了之後明細沒有品項可選
兩個步驟缺一不可：①先到「主檔維護 → 廠商管理」（會計帳號在「採購管理 → 廠商管理」）按「+ 新增廠商」，填廠商代號、名稱（代號建立後就不能改，打之前先確認）；②再把這家廠商供應的品項綁上去——廠商那一列按「品項」勾選，或到品項主檔編輯該品項、在「供應廠商」勾選這家廠商。只新增廠商、沒綁品項，採購單明細會是空的。完整操作見《主檔維護 Step 3 廠商管理》。
Q進貨單確認之後想改數量，怎麼辦
先按「取消確認」退回草稿再改；如果已經對過帳／開過應付帳款且對方不給改，那就用建立第二張進貨單的方式沖銷/補登差額，不要硬改舊單。
Q應付帳款是自動產生的，那筆帳要去哪裡對帳/請款
去「應收應付 → 應付帳款」或「廠商月結對帳」，那邊會彙總這個廠商當期所有進貨單產生的應付帳款。